UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru
Elektroniczne potwierdzenie, że dokument złożony przez ePUAP lub generator wniosków dotarł do odbiorcy - jedyny formalny dowód złożenia wniosku w terminie.
Definicja
UPO to elektroniczne potwierdzenie, że dokument złożony przez ePUAP, generator wniosków lub inny system urzędowy dotarł do odbiorcy. Działa jak elektroniczna pieczątka z datownikiem - pokazuje dokładny moment doręczenia.
Co warto wiedzieć
Po wysłaniu wniosku o dofinansowanie przez generator (LSI, SOWA, Witkac, ePUAP) system automatycznie generuje UPO. To dokument PDF z datą, godziną i identyfikatorem przesyłki. Należy go zapisać i zachować - to jedyny formalny dowód, że wniosek został złożony w terminie.
Bez UPO nie można udowodnić, że wniosek wpłynął przed deadline’em. Jeśli system padnie pięć minut przed końcem naboru i nie wygeneruje UPO, wniosek nie został złożony - nawet jeśli wszystkie dane wpisałeś. To jeden z powodów, dla których nigdy nie należy zostawiać wysyłki na ostatni dzień.
UPO zawiera: identyfikator nadawcy, identyfikator odbiorcy (instytucja), nazwę i hash złożonego dokumentu, dokładny czas doręczenia (z dokładnością do sekundy), unikalny numer poświadczenia.
W razie sporu z instytucją (na przykład gdy system pokazuje, że wniosku nie ma, a Ty pamiętasz, że go wysłałeś) UPO jest dokumentem rozstrzygającym. Trzeba je przechowywać przez cały okres przetwarzania wniosku oraz - w przypadku otrzymania dotacji - przez okres trwałości projektu i kolejne lata, w których możliwa jest kontrola.
UPO to nie to samo co potwierdzenie złożenia wniosku w samym generatorze. Generator może pokazać komunikat “wniosek złożony”, ale dopiero UPO ma moc dowodową. Zawsze sprawdzaj, czy UPO faktycznie się wygenerowało i czy data jest zgodna z momentem wysyłki.
Powiązane pojęcia
- Wkład własny - część kosztów projektu pokrywana ze środków innych niż dotacja
- Refundacja - mechanizm wypłaty dotacji po poniesieniu kosztów
FAQ
Co zrobić, jeśli nie wygenerowało się UPO?
Natychmiast skontaktować się z infolinią systemu i zgłosić problem. Zachować zrzuty ekranu z błędem i godziną. Jeśli problem leżał po stronie systemu (a nie użytkownika), instytucja zwykle uwzględnia awarie techniczne - ale trzeba mieć dokumentację.
Czy UPO można odtworzyć po latach?
W większości systemów tak - UPO jest archiwizowane i można je pobrać ponownie po zalogowaniu na konto, z którego składano wniosek. Ale lepiej zapisać kopię od razu po złożeniu.